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E-Mails einfach schreiben

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E-Mails einfach schreiben

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Sabine Krieger E-Mails

Oder gibt es dabei doch etwas zu beachten?

Hier finden Sie 8 nützliche Tipps zum Thema „E-Mails“:

    1. Adressat: immer sicher gehen, dass man die aktuelle Adresse hat, ggf. getrennt nach Privatmail und geschäftlicher Adresse. Verwechselungen passieren schnell und das kann unangenehm für den Empfänger sein. Insbesondere im Zusammenhang mit der Sicherungspflicht von steuerlich relevanten Mails (GoBD) können private Nachrichten dauerhaft auf Firmenrechnern gesichert werden, was nicht immer erwünscht ist.
    2. Betreff: da wir schnell entscheiden müssen, ob eine E-Mail wichtig ist und wann sie gelesen werden muss, ist ein korrekter Bezug sehr hilfreich. Auch praktisch, wenn man sie später noch mal sucht. Die Zeitersparnis ist für alle enorm, wenn erklärende, kurze Betreffzeilen wie „Fahrdienst Geburtstag Petra am Samstag“ oder „Vertragsergänzung zum Kaufvertrag LCD-Bildschirm vom 05.02.2015“ eine Vorsortierung beim Überfliegen möglich machen.
    3. Apropos „Vorsortieren“: die meisten E-Mail-Programme bieten das Einrichten von Sammelordnern mit automatischer Sortierung an. Dies zu nutzen kann im Vorfeld schon viel Zeit ersparen. Sinnvoll ist ein Verzeichnis für „Newsletter“, für „Werbung“ und z.B. „Kunden“. Der Filter muss mit dem jeweiligen Absender nur einmal angelegt werden und schon sortiert sich die eingehende Post automatisch. Wer täglich 100 Mails oder mehr erhält, kann so direkt die Spreu vom Weizen trennen und kann sofort seine Prioritäten leichter festlegen. Daraus ergibt sich ein Tipp: wer selbst Newsletter versendet, sollte dafür immer eine gesonderte E-Mail-Adresse verwenden und nicht die für den normalen Schriftverkehr. Sonst landet er mit einer vielleicht wichtigen Nachricht im Newsletter-Ordner und wird leicht übersehen.
    4. Kurz und bündig: wir wissen es und machen es trotzdem – den E-Mail-Aufsatz schreiben. Hier ist Selbstdisziplin gefragt. Die Erfahrung sagt: ist die Mail zu lang, wird sie nicht zu Ende gelesen. Wer also wirklich die Aufmerksamkeit seines Lesers haben und halten will, hält sich knapp, arbeitet mit Struktur, Umbrüchen und ggf. auch mal mit Fettdruck um Punkte hervorzuheben. Meist sinnvoll am Ende: die Handlungsaufforderung. Wer soll was bis wann machen? Wozu dient diese Nachricht?
    5. Werbefrei: in Deutschland kann es böse abgestraft werden, wenn man ungefragt Werbemails schickt. Diese „Spams“ kennen wir alle und ärgern uns. Werden Sie nicht ebenfalls zum Ärgernis! Gut erklärt wird das Thema auf der Seite der Verbraucherzentralen.
    6. Besonderheit Newsletter: wenn es sich nicht um normalen Schriftverkehr handelt, gilt es, die gesetzlichen Vorschriften wie die aktive Einverständniserklärung (Double-Opt-in-Verfahren) des Empfängers, ein gut sichtbarer Abbestelllink am Ende des Newsletters und zurückverfolgbare, echte Absender-Adresse zu beachten.
    7. Impressum: ja – tatsächlich gehört auf eine Geschäfts-E-Mail ein Impressum! Dies ist eine gesetzlich vorgeschriebene Herkunftsangabe mit voller Namens- und Adressen-Nennung. Die Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Web-Adresse und Telefonnummer sind nötig wie sinnvoll, will man zumindest im geschäftlichen Bereich immer gut erreichbar sein.
    8. Weniger ist mehr: in Zeiten der Informationsüberflutung bitte daran denken, dass man sein Gegenüber nicht übertrieben häufig mit E-Mails belästigt. Auch kann es manchmal sinnvoller sein, zum Telefonhörer zu greifen anstatt zehnmal hin- und herzuschreiben.

 

 

 


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